Какие документы нельзя подписывать электронно?

Документы, которые обычно нельзя подписывать электронно, включают завещания, завещательные трасты, определенные документы семейного права, судебные документы, где местные правила требуют бумагу, уведомления, связанные с отключением коммунальных услуг или выселением, уведомления о отзыве продукции и некоторые нотариально заверенные или зарегистрированные документы. ESIGN и UETA допускают множество электронных подписей, но каждая из них сохраняет важные исключения: UETA исключает завещания, кодицилы, завещательные трасты и транзакции по UCC, в то время как ESIGN (15 U.S.C. § 7003(b)) отдельно выделяет документы семейного права и различные обязательные уведомления.

Какие документы нельзя подписывать электронно в соответствии с ESIGN и UETA?

Какие документы нельзя подписывать электронно в соответствии с федеральными правилами ESIGN и государственными правилами UETA в основном представляют собой документы с высоким риском, которые законодатели исключили: завещания, кодицилы, завещательные трасты, многие документы семейного права, определенные судебные уведомления, уведомления об отмене, уведомления об отключении коммунальных услуг, уведомления о взыскании, уведомления о выселении и уведомления о отзыве продукции. Эти два закона выделяют разные вещи, поэтому полезно держать их отдельно.

Федеральный закон ESIGN говорит, что электронные подписи в общем не могут быть лишены юридической силы только потому, что они электронные. Но он также перечисляет исключения. Основной федеральный источник — Закон о электронных подписях в глобальной и национальной торговле, 15 U.S.C. § 7003. § 7003(b) ESIGN — это место, где находятся документы семейного права и категории "любое уведомление о": уведомления об отмене медицинских или страховых пособий, прекращении коммунальных услуг, дефолте, ускорении, изъятии, взыскании, выселении и отзыва продукции или материалов. Один момент, который стоит отметить. § 7003(b)(2) исключает только уведомление о тех событиях. Он не делает саму основную транзакцию неподписываемой электронно.

UETA, Закон о единых электронных транзакциях, работает на уровне штата, но выделяет гораздо меньше. Единый текст UETA в Разделе 3(b) исключает только завещания, кодицилы и завещательные трасты, а также транзакции, регулируемые Единым торговым кодексом (за исключением нескольких указанных статей UCC). Он не исключает документы семейного права или вышеуказанные категории уведомлений. Некоторые штаты добавили соответствующие исключения в свои собственные акты UETA, но единый текст UETA этого не делает.

Общие исключенные или ограниченные категории включают:

• Завещания, кодицилы и завещательные трасты
• Документы об усыновлении, разводе и некоторые документы семейного права
• Судебные постановления, уведомления и документы, регулируемые правилами суда
• Уведомления об отмене медицинских или страховых пособий
• Уведомления об отключении коммунальных услуг или дефолте
• Уведомления о взыскании, выселении или изъятии
• Уведомления о отзыве продукции или о неисправности материалов
• Документы, которые регистратор, агентство или регулирующий орган требуют на бумаге

Для более широкого правила, касающегося обязательности, смотрите руководство PDFYay: Являются ли электронные подписи юридически обязательными в США?

Можно ли подписать завещание электронно?

Можно ли подписать завещание электронно зависит от закона штата, но безопасный ответ — нет, если штат не имеет действующего закона о электронных завещаниях. ESIGN прямо исключает завещания, кодицилы и завещательные трасты согласно 15 U.S.C. § 7003, поэтому обычные правила электронной подписи автоматически не действуют для завещания.

Наследственное право формально по определенной причине. Действительное завещание часто требует подписи тестатора, подписей свидетелей, дееспособности, намерения и специфического языка исполнения для штата. Некоторые штаты приняли законы о электронных завещаниях, но эти законы обычно добавляют меры предосторожности, а не рассматривают подпись PDF как обычную подпись контракта.

Не предполагайте, что напечатанное имя, изображение подписи или аннотация PDF создают действительное завещание. Документы по планированию наследства — это одно из мест, где "легко" может обернуться дорого, потому что ошибка может не проявиться до момента наследственного разбирательства.

Рабочий лист по планированию наследства, форма информации о бенефициаре или PDF для приема адвоката? Подписывать электронно, вероятно, нормально. Но если документ фактически распоряжается имуществом после смерти, проконсультируйтесь с адвокатом по наследственным делам в соответствующем штате, прежде чем подписывать его электронно.

Когда требуется мокрая подпись?

Когда требуется мокрая подпись определяется типом документа, применимым законом и правилами получающей стороны. Мокрая подпись требуется, когда закон, агентство, суд, регистратор, банк или контрагент настаивают на подписи ручкой на бумаге, оригинале, нотариальном заверении, свидетелях или физической доставке.

"Мокрая подпись" обычно означает подпись ручкой на бумаге. Это не автоматически означает "более юридически значимо", чем электронная подпись. Это означает, что рабочий процесс требует физического оригинала.

Мокрые подписи обычно запрашиваются для:

1. Документов по наследству, таких как завещания или кодицилы в штатах без законов о электронных завещаниях.
2. Судебных документов, когда местные правила суда отклоняют электронные подписи для этого типа подачи.
3. Записанных документов о недвижимости, когда регистратор округа требует оригинальную подпись или конкретное нотариальное заверение.
4. Оригинальных оборотных документов, где владение оригиналом бумаги имеет значение.
5. Государственных форм, когда инструкции агентства говорят "оригинальная подпись" или "мокрая подпись".
6. Документов по банковским и кредитным операциям, когда политика учреждения требует бумаги.
7. Документов для зарубежного использования, когда консульства, офисы апостиля или зарубежные органы требуют подпись ручкой.

Для различия между федеральными и государственными рамками электронной подписи читайте Закон ESIGN против UETA.

Какие типы документов обычно безопасно подписывать электронно?

Какие документы нельзя подписывать электронно — это только половина вопроса, потому что многие повседневные документы могут быть подписаны электронно, когда стороны согласны и закон не требует бумаги. Типичные примеры включают бизнес-контракты, NDA, формы согласия, счета, заказы на покупку, формы HR, дополнения к аренде и многие одобрения клиентов.

Практический тест прост. Если документ является обычным соглашением и никакой закон, правило суда, правило агентства или инструкция получателя не требует бумаги, электронная подпись обычно допустима. ESIGN, 15 U.S.C. § 7001, и UETA оба поддерживают это общее правило.

Быстрое сравнение помогает отделить рутинные документы от рискованных:

Тип документа	Статус электронной подписи	Почему это важно
NDA или сервисный договор	Обычно разрешено	Обычные контракты обычно охватываются ESIGN и UETA
Завещание или кодицил	Часто не разрешено	ESIGN исключает завещания, кодицилы и завещательные трасты
Подача на развод	Часто ограничена	Документы семейного права являются исключением ESIGN § 7003(b) и могут также регулироваться правилами суда
Уведомление о выселении	Часто ограничено	ESIGN § 7003(b) исключает уведомление о некоторых событиях дефолта, взыскания, выселения и изъятия
Договор, зарегистрированный в округе	Зависит	Правила регистратора и нотариального заверения могут требовать конкретных форматов

Подписываете разрешенный PDF? Я нашел процесс PDFYay удивительно простым. Откройте /sign, выберите Выбрать PDF, и страница покажет ваш документ на белом холсте с компактной панелью инструментов. Используйте Подпись, Текст, Дата или Галочка, чтобы разместить поля, перетащите углы, чтобы изменить размер, затем выберите Скачать, чтобы сохранить готовый PDF.

Детали конфиденциальности проявляются в простом использовании. Нет индикатора загрузки, нет экрана учетной записи, нет этапа "отправки на сервер". Файл остается в браузере, что удобно для контрактов, внутренних одобрений и форм, которые вы предпочли бы не передавать третьей стороне для загрузки.

Как узнать, нужен ли PDF с мокрой подписью вместо электронной подписи?

Какие документы нельзя подписывать электронно часто можно определить, проверив инструкции к документу, применимое законодательство, получающий офис и необходимые формальности. Если PDF говорит "мокрая подпись", "оригинальная подпись", "нотариально заверенный оригинал", "подать лично" или "отправить подписанный оригинал", рассматривайте это как документ с подписью на бумаге, пока не будет подтверждено иное.

Используйте этот быстрый обзор перед подписанием:

1. Прочитайте блок для подписи. Ищите слова, такие как "оригинал", "мокрая подпись", "печать", "свидетель" или "нотариус".
2. Проверьте страницу инструкций. Агентства и суды часто помещают правила подписи на отдельный лист инструкций.
3. Определите получающую сторону. Регистратор округа, клерк суда, кредитор или агентство могут иметь более строгие правила, чем сам контракт.
4. Ищите статутные подсказки. Уведомления о наследстве, семье, взыскании, выселении, отмене страховки и безопасности продукции требуют особой осторожности.
5. Запросите письменное согласие. Если контрагент примет PDF с электронной подписью, сохраните это подтверждение.
6. Сохраняйте контекст аудита. Храните подписанный PDF с электронными письмами, сообщениями согласия, временными метками и окончательной версией.
7. Используйте бумагу, когда последствия высоки. Наследственные дела, регистрация имущества и сроки суда — плохие места для экспериментов.

Набранная подпись может быть действительной для многих обычных соглашений, но только когда соблюдены юридические требования. Для получения более подробной информации смотрите Является ли набранная подпись юридически обязательной?

Что делает допустимую электронную подпись юридически более сильной?

Какие документы нельзя подписывать электронно следует отделять от того, что делает допустимую электронную подпись надежной. Для документов, которые могут быть подписаны электронно, самые сильные доказательства обычно показывают намерение подписать, согласие на электронные транзакции, четкую идентификацию подписанта, неизмененный окончательный документ и надежную запись.

ESIGN, 15 U.S.C. § 7001, поддерживает электронные подписи, когда транзакция не исключена, и стороны удовлетворяют требованиям закона. UETA опирается на те же вещи: намерение, атрибуцию и возможность сохранить электронную запись.

Сильная запись электронной подписи включает:

• Язык соглашения, четко показывающий, что подписант принял
• Видимая подпись, напечатанное имя, дата или другой знак подписи
• Доказательства того, что подписант намеревался использовать знак как подпись
• Согласие на использование электронных записей, где это требуется
• Окончательный PDF, который можно сохранить и воспроизвести
• Контекст электронной почты или сообщения, показывающий доставку и одобрение
• Отсутствие необъяснимых правок после подписания

PDFYay создан для простого случая "подготовить и подписать этот PDF конфиденциально". В моем тестировании, после того как я нажал Скачать, браузер сохранил завершенный PDF с видимой подписью и текстом на странице. Он не создает облачную учетную запись, не отправляет приглашения на подпись и не хранит журнал аудита на сервере, поэтому храните свои собственные электронные письма и следы одобрения, когда это важно.

Для более глубокого контрольного списка читайте Требования к юридически обязательной электронной подписи.

Можно ли использовать PDFYay, когда документ подходит для электронной подписи?

Какие документы нельзя подписывать электронно следует проверять перед использованием любого подписанта PDF, но PDFYay хорошо подходит для подходящих документов, потому что он бесплатен, не требует регистрации и сохраняет файл в вашем браузере. Он лучше всего подходит для обычных PDF, которые вы законно можете заполнить электронно.

Чтобы подписать подходящий PDF в PDFYay:

1. Перейдите на /sign.
2. Нажмите Выбрать PDF и выберите файл с вашего устройства.
3. Подождите, пока предварительный просмотр страницы PDF появится в редакторе.
4. Нажмите Подпись, чтобы нарисовать или разместить свою подпись.
5. Используйте Текст, Дата или Галочка для имен, дат и полей.
6. Перетащите каждый элемент на место и измените его размер на странице.
7. Нажмите Скачать, чтобы сохранить подписанный PDF локально.

PDFYay не является юридическим консультантом и не может превратить исключенный документ в юридически действительный. Если завещание, судебный документ, акт, форма агентства или уведомление требуют мокрой подписи, используйте требуемый бумажный процесс. Если документ является обычным контрактом, одобрением, формой или подтверждением, PDFYay предоставляет вам быстрый, конфиденциальный способ завершить PDF без его загрузки.