Являются ли электронные подписи юридически обязательными? Руководство США по Закону ESIGN и UETA

Да. В Соединенных Штатах электронные подписи являются юридически обязательными, когда подписывающий намереется подписать, соглашается на электронные записи, подпись связана с записью, и завершенный документ может быть сохранен. Основной федеральный закон — это Закон ESIGN, 15 U.S.C. § 7001, с UETA, принятой большинством штатов.

Являются ли электронные подписи юридически обязательными в соответствии с законодательством США?

Электронные подписи являются юридически обязательными в соответствии с законодательством США потому что федеральный Закон ESIGN говорит, что подпись, контракт или запись не могут быть лишены юридической силы исключительно потому, что они электронные. Унифицированный закон о электронных транзакциях, известный как UETA, предоставляет аналогичные правила на уровне штата для транзакций, где стороны согласны использовать электронные записи.

Краткий ответ обнадеживает, но это не магия. Электронная подпись не является действительной только потому, что программное обеспечение оставило чернильные отметки на экране. То, что делает ее исполнимой, — это действие подписывающего, их намерение, их согласие и запись, которая сохраняет то, что было подписано.

Ключевое федеральное правило содержится в Законе о электронных подписях в глобальной и национальной торговле, обычно называемом Законом ESIGN. Его основное положение, 15 U.S.C. § 7001(a), говорит, что контракт или подпись не могут быть лишены юридической силы, действительности или исполнимости исключительно потому, что они в электронной форме.

UETA была одобрена Унифицированной правовой комиссией в 1999 году и принята в большинстве юрисдикций США. Она обычно применяется к электронным записям и электронным подписям, относящимся к транзакциям, когда стороны согласились проводить транзакцию в электронном виде.

Для более узкого, краткого резюме смотрите детальное руководство: Являются ли электронные подписи юридически обязательными?

Какие законы делают электронные подписи юридически обязательными?

Закон ESIGN и UETA делают электронные подписи юридически обязательными для большинства бизнес-транзакций и потребительских сделок в США. ESIGN — это федеральный закон по адресу 15 U.S.C. § 7001. UETA — это государственный модельный закон, который придает юридическую силу электронным подписям и электронным записям, когда стороны согласны проводить транзакции в электронном виде.

ESIGN и UETA по своему замыслу нейтральны к технологиям. Они не требуют одного поставщика, одного шрифта, одной подписи или одного криптографического метода для обычных контрактов. Напечатанное имя, нарисованная подпись, флажок, кнопка "подписать" или подпись в PDF могут соответствовать требованиям, если присутствуют юридические элементы.

Законы также защищают электронные записи. Контракт не становится неисполнимым только потому, что запись электронная, а не бумажная. Это важно для PDF. Окончательный подписанный файл может быть загружен, сохранен, отправлен по электронной почте и позже показан как версия, которую все одобрили.

Закон	Что он делает	Источник
Закон ESIGN	Придает электронным подписям и записям юридическую силу в межгосударственной и международной торговле	15 U.S.C. § 7001
UETA	Придает электронным подписям и записям юридическую силу на уровне штата, когда стороны согласны проводить транзакции в электронном виде	Унифицированный закон о электронных транзакциях
eIDAS	Создает правила ЕС для электронной идентификации и доверительных услуг	Регламент (ЕС) № 910/2014
Правила e-sign IRS	Позволяет электронные подписи для многих форм и процессов IRS в соответствии с конкретными указаниями IRS	IRS.gov

Федеральный закон обычно имеет наибольшее значение, когда транзакция касается межгосударственной торговли, и многие современные транзакции это делают. Государственный закон все еще имеет значение для формирования контрактов, правил доказательства, отраслевых правил и типов исключенных документов.

Для более глубокого сравнения читайте Закон ESIGN против UETA.

Что на самом деле говорит Закон ESIGN?

Закон ESIGN говорит, что электронные подписи не могут быть отклонены исключительно потому, что они электронные. В соответствии с 15 U.S.C. § 7001(a) подпись, контракт или другая запись, относящаяся к транзакции, не могут быть лишены юридической силы, действительности или исполнимости только потому, что они электронные.

ESIGN не говорит, что каждая электронная отметка автоматически исполнима. Он устраняет старое возражение только по бумаге. Сторона все еще должна доказать обычные вопросы контракта: дееспособность, полномочия, согласие, мошенничество, принуждение, ошибку и условия соглашения.

ESIGN также содержит правила согласия потребителей. Когда закон требует, чтобы информация предоставлялась в письменной форме потребителю, 15 U.S.C. § 7001(c) требует конкретных раскрытий и активного согласия, прежде чем электронные записи могут заменить бумажные записи во многих контекстах для потребителей.

ESIGN определяет электронную подпись широко. В соответствии с 15 U.S.C. § 7006(5) это электронный звук, символ или процесс, прикрепленный или логически связанный с контрактом или другой записью и выполненный или принятый лицом с намерением подписать.

Это широкое определение объясняет, почему напечатанное имя может быть подписью, нарисованный каракули могут быть подписью, а нажатие кнопки "Я согласен" может быть подписью. Что решает это, так это то, было ли действие принято с намерением подписать.

Что такое UETA и чем она отличается от ESIGN?

UETA — это закон о электронной подписи на уровне штата, который работает вместе с ESIGN. UETA придает юридическую силу электронным записям и электронным подписям, когда стороны согласились проводить транзакции в электронном виде. ESIGN является федеральным, а UETA основана на уровне штата, но обе используют аналогичные концепции намерения, согласия, атрибуции и сохранения.

UETA была написана, чтобы позволить электронной коммерции работать, не заставляя всех печатать, подписывать, сканировать и отправлять документы по почте. Ее правила применяются только к транзакциям между сторонами, которые согласились проводить транзакцию электронными средствами.

Это соглашение не обязательно должно быть формальным предложением. Контекст и поведение могут это показать. Если два бизнеса ведут переговоры по электронной почте, обмениваются PDF-контрактом и каждый подписывает его электронно, такое поведение может показать согласие использовать электронные записи.

UETA также охватывает атрибуцию. Электронная запись или подпись приписывается лицу, если это было действие этого лица. Действие может быть показано любым способом, включая эффективность процедуры безопасности, примененной для определения, кто подписал.

Для сосредоточенного разбора перекрытия, преемственности и различий между штатами смотрите Закон ESIGN против UETA.

Каковы требования для юридически обязательной электронной подписи?

Требования для юридически обязательной электронной подписи — это намерение, согласие, связь с документом, сохранение записи и доказательство атрибуции. ESIGN и UETA не требуют подписи, похожей на рукописную. Они требуют доказательства того, что подписывающий намеревался подписать электронную запись и что окончательная подписанная запись может быть сохранена.

Большинство реальных споров по электронной подписи — это споры о доказательствах. Вопрос редко звучит как "может ли электронная подпись быть законной?" Более сложный вопрос: "можете ли вы доказать, что этот человек подписал эту версию этого документа на этих условиях?" Этот второй вопрос — это то, где дела выигрываются или проигрываются.

Сильный рабочий процесс электронной подписи должен захватывать:

• Намерение подписывающего через четкое действие, такое как набор текста, рисование, нажатие или применение сохраненной подписи.
• Согласие на электронные записи, когда правила транзакции или раскрытия для потребителей требуют согласия.
• Связь с документом, чтобы подпись была прикреплена или логически связана с подписанной записью.
• Сохранение записи, чтобы каждая сторона могла сохранить и точно воспроизвести завершенный документ.
• Атрибуция подписывающего через окружающие доказательства, такие как электронная почта, проверки личности, контроль доступа или информация об аудите.
• Целостность окончательного документа, чтобы подписанный файл не был тихо изменен после подписания.
• Ясные видимые условия, чтобы подписывающий мог просмотреть то, что он одобряет, прежде чем завершить подпись.

PDFYay построен вокруг частей, связанных с ассоциацией документа и сохранением. Когда я использую PDFYay, PDF открывается прямо в браузере с предварительным просмотром страницы, панелью инструментов и элементами управления для добавления подписи, текста, даты и отметок. Вы можете немедленно загрузить завершенный файл, и он не загружается на серверы PDFYay.

Для полного контрольного списка читайте Требования для юридически обязательной электронной подписи.

Является ли напечатанная подпись юридически обязательной?

Напечатанная подпись является юридически обязательной, когда напечатанное имя принимается с намерением подписать. Закон о электронной подписи в США не требует курсивного знака. Напечатанное имя в конце электронного письма, в поле подписи PDF или рядом с линией подписи контракта может соответствовать требованиям, если доказательства показывают, что подписывающий имел в виду это как одобрение.

Напечатанная подпись часто является самой простой для использования на ноутбуке. В PDFYay я открываю бесплатный редактор, выбираю инструмент текста, нажимаю на линию подписи и печатаю свое имя прямо там, где документ ожидает подпись. Браузер показывает напечатанный текст на странице PDF перед загрузкой.

Слабое место напечатанных имен не в законности. Это доказательство. Любой может напечатать имя, поэтому поддерживающие доказательства имеют большее значение: доставка электронной почты, история документа, доступ к учетной записи, временные метки, окружающие сообщения и то, приняла ли другая сторона подписанный файл.

Напечатанные подписи встречаются повсюду: контракты, письма о предложениях, письма о предложениях, счета, одобрения и внутренние формы. Они менее подходят, когда закон, правило агентства, требование нотариального заверения или сделка с высоким риском требует более надежного метода.

Для примеров и советов по доказательствам читайте Является ли напечатанная подпись юридически обязательной?.

Является ли нарисованная подпись юридически обязательной?

Нарисованная подпись является юридически обязательной, когда подписывающий рисует ее с намерением подписать электронную запись. Рисунок не обязательно должен совпадать с идеальной подписью чернилами. В соответствии с широким определением ESIGN нарисованный знак может быть электронным символом, принятым подписывающим как его подпись.

Нарисованная подпись кажется знакомой, потому что она выглядит как ручка на бумаге. На сенсорном экране, трекпаде или мыши результат может быть неаккуратным. Это автоматически не делает его недействительным. Юридическая сила зависит от намерения и связи с документом, а не от художественного качества.

В PDFYay я использую редактор, чтобы добавить знак подписи на сам PDF. Интерфейс показывает подпись, расположенную на странице, так что я могу подтвердить размещение перед сохранением подписанного PDF. Файл остается локальным в браузере все время.

Нарисованные подписи хорошо работают, когда контрагент ожидает традиционно выглядящий блок подписи. Они также помогают с разрешениями, подтверждениями, одобрениями и простыми соглашениями, где видимая подпись делает документ легче для просмотра.

Для специализированного руководства смотрите Является ли нарисованная подпись юридически обязательной?.

Является ли подпись на PDF юридически обязательной?

Подпись на PDF является юридически обязательной, когда подписывающий намеревался подписать PDF, и подпись прикреплена или логически связана с этой записью. PDF — это всего лишь контейнер. Исполнимость зависит от процесса подписания, намерения подписывающего и возможности сохранить окончательный подписанный документ.

PDF-файлы популярны, потому что они сохраняют стабильный макет страницы. Подписанный PDF может показать точное соглашение, размещение подписи, даты, инициалы и добавленный текст. Это делает последующий обзор легче, чем поиск по отдельным изображениям или фрагментам электронной почты.

Подписывать PDF в PDFYay просто. Я перехожу к редактору PDFYay, выбираю PDF с моего устройства, и документ появляется в браузере. После добавления подписи я вижу ее на странице и загружаю завершенный PDF без создания учетной записи.

Уголок конфиденциальности важнее, чем люди ожидают. С PDFYay файл никогда не покидает браузер, так что вы избегаете загрузки конфиденциальных контрактов, форм HR, аренды, медицинских документов или финансовых документов на удаленный сервис PDF. Множество страниц для электронной подписи предлагают удобство, но никогда не говорят, куда уходит ваш документ.

Подпись PDF может быть видимой, криптографической или обеими. Видимая напечатанная или нарисованная подпись помогает людям читать документ. Подпись с цифровым сертификатом может помочь обнаружить подделку. Обычное законодательство США о электронных подписях не требует подписания на основе сертификата для каждого контракта.

Для подробностей смотрите Является ли подпись на PDF юридически обязательной?.

Держатся ли электронные подписи в суде?

Электронные подписи держатся в суде, когда их можно аутентифицировать и связать с подписывающим и записью. ESIGN и UETA предотвращают отклонение только потому, что подпись электронная, но сторона, полагающаяся на подпись, все равно должна доказать подпись, документ, личность подписывающего и соглашение в соответствии с обычными правилами доказательства.

Судебные споры обычно сводятся к фактам. Подписал ли человек? Имел ли кто-то другой доступ к учетной записи? Изменился ли окончательный PDF? Получил ли подписывающий полный контракт? Требовалось ли согласие на электронные записи, и было ли это зафиксировано?

Полезные доказательства могут включать:

• Окончательный подписанный PDF с подписью, датами, инициалами и всеми страницами.
• Записи электронной почты, показывающие доставку, переговоры, возврат и принятие подписанного документа.
• Временные метки, показывающие, когда была применена подпись или файл был отправлен.
• IP-адрес или информация об устройстве, когда платформа для подписания записывает это.
• Записи доступа к учетной записи, показывающие, кто вошел в систему или контролировал адрес электронной почты для подписания.
• Проверки личности, такие как проверка удостоверения личности, аутентификация на основе знаний или внутреннее подтверждение HR.
• Доказательства хода дел, показывающие, что подписывающий регулярно использовал тот же метод электронной подписи.

Федеральные правила доказательства регулируют аутентификацию в федеральном суде. Правило 901 обычно требует доказательства, достаточного для поддержки вывода о том, что предмет является тем, что утверждает сторонник. Судьи оценивают электронные подписи через ту же призму доказательств, а не через специальное антиэлектронное правило.

Для руководства, ориентированного на судебные разбирательства, читайте Держатся ли электронные подписи в суде?.

Какие документы нельзя подписывать электронно?

Некоторые документы нельзя подписывать электронно в соответствии с ESIGN или они могут требовать специальных правил. ESIGN исключает завещания, кодицилы, завещательные трасты, многие документы семейного права, судебные приказы и уведомления, уведомления о выселении или взыскании, уведомления о прекращении услуг, уведомления о отзыве продукции и определенные документы по перевозке опасных материалов в соответствии с 15 U.S.C. § 7003.

Это та часть, которую большинство коротких статей о электронной подписи пропускают. Общая норма широка, но исключения реальны. Документ также может быть технически подписываемым, но практически неприемлемым, когда суд, регистратор, агентство, кредитор или регулируемая организация требуют конкретный формат.

Распространенные исключения ESIGN включают:

• Завещания, кодицилы и завещательные трасты в соответствии с 15 U.S.C. § 7003(a)(1).
• Усыновление, развод и другие вопросы семейного права в соответствии с 15 U.S.C. § 7003(a)(2).
• Судебные приказы, уведомления и официальные судебные документы в соответствии с 15 U.S.C. § 7003(b)(1).
• Уведомление о прекращении услуг в соответствии с 15 U.S.C. § 7003(b)(2)(A).
• Уведомления о дефолте, ускорении, изъятии, выселении или взыскании в соответствии с 15 U.S.C. § 7003(b)(2)(B).
• Уведомления о прекращении действия страховых выплат по здоровью или жизни в соответствии с 15 U.S.C. § 7003(b)(2)(C).
• Уведомления о отзыве продукции или материальных неисправностях в соответствии с 15 U.S.C. § 7003(b)(2)(D).
• Документы по перевозке опасных материалов в соответствии с 15 U.S.C. § 7003(b)(3).

Нотариальные документы требуют дополнительной осторожности. Многие штаты допускают удаленное онлайн-нотариальное заверение или электронное нотариальное заверение, но процесс нотариального заверения, проверка личности, журнал, печать, сертификат и правила записи различаются по штатам. Простая подпись в PDF не является тем же самым, что и нотариальная электронная запись.

Записи о недвижимости также различаются. Вы можете подписать соглашение о покупке электронно, в то время как акт, ипотека или документ, подлежащий записи, могут требовать конкретной системы электронного нотариального заверения, нотариального акта, принятия округом или одобрения кредитором.

Для полного списка и практических предупреждений читайте Какие документы нельзя подписывать электронно?.

Как сделать электронную подпись более исполнимой?

Вы делаете электронную подпись более исполнимой, собирая четкие доказательства намерения, личности, согласия и окончательной записи. Закон допускает множество электронных методов, но более надежные доказательства уменьшают споры. Чистый рабочий процесс подписания должен показать, кто подписал, что они видели, какое действие они предприняли и какой файл был завершен.

Контракт для малого бизнеса может не требовать корпоративной аутентификации. Соглашение с высокой стоимостью может. Правильный уровень доказательства зависит от стоимости транзакции, риска отношений, любых нормативных требований и вероятности, что кто-то позже откажется от подписания.

Используйте этот практический рабочий процесс:

1. Отправьте полный документ перед подписью. Убедитесь, что подписывающий может просмотреть все страницы, приложения, условия и блоки для подписи.
2. Укажите, что электронные подписи принимаются. Добавьте формулировку, такую как "Стороны согласны, что электронные подписи действительны и обязательны."
3. Используйте четкое действие подписания. Попросите подписывающего напечатать, нарисовать, нажать или разместить подпись там, где документ указывает на одобрение.
4. Сохраните контекст подписывающего. Сохраните связанные электронные письма, сообщения, журналы запросов или внутренние заметки о подтверждении.
5. Загрузите окончательный PDF. Сохраните точно подписанный файл в безопасном месте с стабильным именем файла.
6. Избегайте редактирования после подписания. Если условия изменяются, создайте новую версию и снова попросите стороны подписать.
7. Используйте более надежные проверки личности для более высокого риска. Рассмотрите возможность проверки удостоверения личности, входа в учетную запись или нотариального заверения, когда ставки оправдывают это.
8. Подтвердите доставку и принятие. Сохраните сообщение, отправляющее подписанный PDF, и любой ответ, подтверждающий его.

Когда я использую PDFYay, реальное преимущество — это скорость и конфиденциальность. Редактор открывает PDF в браузере, позволяет мне разместить текст и подпись на странице, а затем позволяет мне загрузить готовый документ. Никакая регистрация не прерывает работу, и файл не загружается.

Для многоразового контрольного списка смотрите Требования для юридически обязательной электронной подписи.

Как вы можете подписать PDF электронно бесплатно в PDFYay?

Вы можете подписать PDF электронно бесплатно в PDFYay, открыв редактор в браузере, разместив свою подпись на PDF и загрузив завершенный файл. PDFYay не требует регистрации, ничего не взимает и сохраняет файл в вашем браузере, а не загружает его на сервер.

Вот точный процесс, который я использую:

1. Откройте редактор. Перейдите к бесплатному подписчику PDFYay. Страница показывает область загрузки для выбора PDF.
2. Выберите свой PDF. Выберите файл с вашего устройства. Документ загружается в браузер и отображается как страницы, которые вы можете просмотреть.
3. Добавьте свою подпись. Используйте элемент управления подписью, чтобы создать или разместить свою подпись на правильной линии подписи.
4. Добавьте текст или даты, если необходимо. Используйте инструменты текста/даты, чтобы заполнить печатное имя, должность, дату, инициалы или флажки.
5. Просмотрите каждую страницу. Прокрутите отображаемый PDF и подтвердите, что подпись и поля размещены правильно.
6. Загрузите подписанный PDF. Сохраните завершенный файл на своем устройстве и поделитесь им с другой стороной.

Самое заметное — это то, что не происходит. PDFYay не просит меня создать учетную запись перед подписанием. Он не пропускает документ через очередь загрузки и ожидания. Файл остается локальным в браузере, что является более безопасным вариантом для конфиденциальных документов.

Редактор только для браузера не заменяет юридические советы, нотариальное заверение или регулируемые системы подписания. Это практический инструмент для завершения обычных PDF, когда стороны готовы использовать электронные подписи, и документ подходит для электронной подписи.

Какой метод электронной подписи вам следует использовать?

Лучший метод электронной подписи зависит от риска, потребностей в доказательствах и типа документа. Напечатанная или нарисованная подпись в PDF часто достаточно для рутинных соглашений. Сделки с высокой стоимостью, регулируемые или спорные могут потребовать более надежной аутентификации, аудиторских следов, цифровых подписей на основе сертификатов, нотариального заверения или специализированной платформы.

Нет единого метода, который был бы "юридическим" для каждого документа. ESIGN и UETA нейтральны к методам, но то, что вам нужно доказать, сильно меняется между простым подтверждением получения и крупным финансовым соглашением.

Метод	Лучше всего для	Основное предостережение
Напечатанная подпись	Обычные контракты, одобрения, соглашения по электронной почте	Нужен контекст, показывающий намерение и личность
Нарисованная подпись	PDF, требующие привычного вида подписи	Каракули могут быть слабым доказательством
Clickwrap или флажок	Онлайн-условия, потоки SaaS, согласие на оформление заказа	Условия должны быть ясными и доступными
Платформа с аудиторским следом	Сделки с высокой стоимостью или многосторонние сделки	Может потребовать учетных записей, загрузок или сборов
Нотариальная электронная запись	Акты, аффидевиты, формальные подачи, где это разрешено	Должны следовать правилам нотариуса и записи штата

Для быстрого завершения PDF PDFYay является самым простым путем, потому что он бесплатен и не требует учетной записи. Для сделок, где подписывающий может позже отрицать подписание, собирайте больше доказательств, чем просто изображение подписи.

В чем разница между электронной подписью и цифровой подписью?

Электронная подпись — это широкая юридическая концепция, в то время как цифровая подпись — это технический метод безопасности. Электронная подпись может быть напечатанным именем, нарисованным знаком, кликом или процессом, принятым с намерением подписать. Цифровая подпись обычно использует криптографию и сертификаты, чтобы помочь проверить личность подписывающего и целостность документа.

Люди часто путают эти два понятия. Законы США, такие как ESIGN и UETA, определяют электронные подписи широко. Они не требуют инфраструктуры открытых ключей для обычных электронных контрактов.

Цифровая подпись оправдывает себя, когда важна детекция подделки. Подписание на основе сертификата может показать, изменился ли PDF после подписания, и может идентифицировать владельца сертификата. Эта техническая гарантия полезна, но она не автоматически равнозначна доказательству согласия на контракт.

Думайте об этом так. Электронная подпись — это юридический зонтик. Цифровая подпись — это один из видов инструмента под этим зонтом или рядом с ним. Видимая подпись в PDF может показать намерение для человеческого читателя, в то время как подпись с сертификатом может поддерживать целостность и техническую проверку.

Должны ли потребители давать согласие на электронные подписи?

Потребители часто должны давать согласие на электронные записи, когда закон требует письменных раскрытий для потребителей. Правило согласия потребителей ESIGN, 15 U.S.C. § 7001(c), требует раскрытий и активного согласия, прежде чем определенная юридически обязательная информация может быть предоставлена электронно вместо на бумаге.

Это правило не означает, что каждый бизнес-контракт требует длинной церемонии согласия потребителей. Оно вступает в силу, когда закон, правило или регламент требуют, чтобы информация предоставлялась или была доступна потребителю в письменной форме.

Процесс согласия должен сообщать потребителю:

• Право на получение бумажных записей при необходимости.
• Право на отзыв согласия и любые последствия от отзыва.
• Объем согласия для транзакции или категорий записей.
• Как запросить бумажные копии и применяются ли сборы.
• Требования к аппаратному и программному обеспечению для доступа и сохранения электронных записей.
• Как обновить контактную информацию для электронной доставки.
• Как продемонстрировать доступ к электронному формату, когда это требуется.

Рассматривайте согласие потребителей на электронные записи как шаг соблюдения, а не как декоративный флажок. Если закон требует письменных раскрытий, постройте свой процесс электронной доставки вокруг конкретного языка согласия ESIGN.

Являются ли электронные подписи законными для бизнес-контрактов?

Электронные подписи законны для большинства бизнес-контрактов, когда стороны согласны проводить транзакции в электронном виде и соблюдены обычные требования к контракту. Соглашения о продаже, сервисные контракты, NDA, письма о предложениях, соглашения о консультациях, заказы на покупку и внутренние одобрения обычно могут быть подписаны электронно в Соединенных Штатах.

Соглашения между бизнесами часто проще, чем потребительские транзакции, потому что специальные правила раскрытия для потребителей могут не применяться. Тем не менее, обычное контрактное право все еще регулирует. Вам нужны предложение, акцепт, встречное удовлетворение, дееспособность, полномочия и достаточно четкие условия.

Хороший бизнес-контракт должен включать пункт о электронной подписи. Простая формулировка предотвращает дальнейшие споры, утверждая, что контрагенты и электронные подписи имеют такой же эффект, как оригиналы.

Пример пункта:

"Стороны согласны, что этот Договор может быть подписан в нескольких экземплярах и с помощью электронной подписи. Каждая электронная подпись предназначена для аутентификации этого документа и имеет такую же силу и эффект, как оригинальная ручная подпись."

Этот пункт не требуется в каждом случае, но он оправдывает свое место. Он создает прямое доказательство того, что обе стороны согласились на электронную подпись для этого документа.

Являются ли электронные подписи законными для форм занятости и HR?

Электронные подписи законны для многих форм занятости и HR, когда работодатель может доказать намерение, согласие, доступ и сохранение записи сотрудника. Письма о предложениях, подтверждения политики, соглашения о конфиденциальности, формы для приема на работу и выборы по льготам часто используют электронные подписи, в зависимости от федеральных, государственных, агентских и специфических требований работодателя.

Команды HR должны быть осторожны с документами, связанными с государственными формами или регулируемыми уведомлениями. Некоторые агентства устанавливают свои собственные правила для электронных подписей. Например, IRS публикует рекомендации по электронным подписям и принимает электронные подписи для многих форм и процессов в соответствии с условиями, описанными на IRS.gov.

Согласие и доступ сотрудников имеют значение. Если работодатель требует электронные записи, сотрудники должны иметь возможность открыть документ, понять действие, которое они предпринимают, и сохранить копию. Ни один работник не должен проходить через неопределенный экран, который скрывает политику или соглашение.

Для простых внутренних PDF PDFYay помогает, потому что сотрудник может открыть редактор, заполнить видимые поля, подписать и вернуть завершенный PDF без загрузки конфиденциальных документов HR на неизвестную третью сторону.

Являются ли электронные подписи законными для аренды и документов по недвижимости?

Электронные подписи законны для многих аренды и соглашений по недвижимости, но документы, подлежащие записи, и уведомления требуют специального рассмотрения. Жилые аренды, коммерческие аренды, предложения о покупке, раскрытия и формы брокеров могут быть подписаны электронно во многих ситуациях. Акты, ипотеки, нотариально заверенные документы и уведомления о выселении могут требовать конкретных процедур со стороны штата, округа, кредитора или суда.

Закон ESIGN прямо исключает определенные уведомления, касающиеся дефолта, ускорения, изъятия, выселения или права на исправление в соответствии с кредитным соглашением, обеспеченным или арендным соглашением для основного места жительства. Это исключение содержится в 15 U.S.C. § 7003(b)(2)(B).

Электронно подписанное соглашение об аренде может быть рутинным. Уведомление о выселении — нет. Акт может требовать нотариального заверения и принятия записи. Регистратор округа может потребовать конкретный процесс электронного нотариального заверения, а не обычный подписанный PDF.

Профессионалы в области недвижимости должны отделять подписание контрактов от записи, нотариального заверения и доставки уведомлений по закону. Это разные юридические события, даже если все они связаны с бумагой.

Являются ли электронные подписи законными на международном уровне?

Электронные подписи законны во многих странах, но правила различаются в зависимости от юрисдикции. В Европейском Союзе Регламент eIDAS (ЕС) № 910/2014 признает электронные подписи и создает категории, такие как электронные подписи, продвинутые электронные подписи и квалифицированные электронные подписи. Правила ESIGN и UETA в США не контролируют иностранное законодательство.

Международные транзакции требуют положения о применимом праве и юрисдикции. Американская компания, подписывающая контракт с контрагентом из ЕС, также может быть вынуждена учитывать, требуется ли квалифицированная электронная подпись или ожидается в коммерческих целях для определенных документов.

Некоторые страны используют многоуровневые модели. Простая электронная подпись может быть действительной для соглашений с низким риском, в то время как определенные регулируемые подачи могут требовать продвинутых или квалифицированных подписей. Это шаг от более нейтрального к технологиям подхода в США.

Если документ будет исполняться, подаваться, нотариально заверяться, записываться или на него полагаться за пределами Соединенных Штатов, проверьте местное законодательство, прежде чем предполагать, что обычная подпись в PDF достаточно.

Какие распространенные ошибки делают электронные подписи труднее исполняемыми?

Распространенные ошибки, которые делают электронные подписи труднее исполняемыми, включают слабые доказательства личности, неясное согласие, отсутствующие страницы, редактируемые файлы и изменения после подписания. Подпись сама по себе является лишь одной частью доказательства. Чистая запись должна показать, кто подписал, какой документ они подписали и что произошло после подписания.

Избегайте этих проблем:

• Подписание неполного документа с отсутствующими приложениями, графиками или окончательными условиями.
• Использование неясного действия подписи, которое не показывает намерение одобрить.
• Не сохранение окончательного PDF в точной подписанной версии.
• Редактирование после подписания без создания новой подписанной версии.
• Игнорирование правил согласия потребителей, когда вовлечены юридически обязательные раскрытия.
• Использование электронных подписей для исключенных документов, таких как завещания или определенные уведомления.
• Полагание только на изображение подписи, когда личность подписывающего может быть оспорена.

Рабочий процесс подписи PDF должен быть скучным в лучшем смысле. Подписывающий просматривает страницы, размещает подпись, сохраняет завершенный файл, и все сохраняют одну и ту же версию. Запутанные рабочие процессы оставляют пробелы в доказательствах.

Как вам следует хранить электронные документы с подписями?

Вам следует хранить электронные документы с подписями таким образом, чтобы точно сохранить окончательную запись и обеспечить доступ к ней для последующего использования. ESIGN и UETA оба признают электронные записи, но исполнимость зависит от возможности сохранить и воспроизвести подписанный документ, когда это необходимо.

Хорошее хранение простое и дисциплинированное. Сохраните завершенный PDF, а не просто скриншот подписи. Сохраните электронное письмо или сообщение, которое содержало подписанный файл. Используйте имя файла, которое называет стороны, документ, версию и дату.

Практический контрольный список для хранения включает:

1. Загрузите окончательный подписанный PDF. Сохраните точно завершенный документ.
2. Сохраните электронное письмо или запрос на подпись. Сохраните контекст вокруг доставки и возврата.
3. Храните связанные приложения. Держите вместе вложения, графики и упомянутые условия.
4. Заблокируйте окончательную версию. Избегайте редактирования подписанного файла после завершения.
5. Создайте резервную копию записи. Используйте безопасное облачное хранилище, зашифрованное локальное резервное копирование или оба.
6. Контролируйте доступ. Ограничьте доступ к конфиденциальным контрактам только тем, кто в них нуждается.
7. Отслеживайте сроки хранения. Соблюдайте юридические, налоговые, трудовые и корпоративные правила хранения.

Модель локального браузера PDFYay помогает здесь, потому что вы сразу загружаете подписанный PDF. Поскольку файл не загружается на PDFYay, долгосрочное хранение остается под вашим контролем, а не находится внутри панели управления учетной записи.

Куда вам следует обратиться дальше в этом юридическом руководстве по электронной подписи?

Лучший следующий шаг — сопоставить ваш вопрос с конкретной проблемой электронной подписи, которую вам нужно решить. Законность электронных подписей широка, но напечатанные подписи, подписи в PDF, UETA, судебные доказательства, исключенные документы и требования к исполнимости каждая заслуживает сосредоточенного рассмотрения.

Используйте эти кластерные руководства для более глубоких ответов:

• Являются ли электронные подписи юридически обязательными? — краткий юридический ответ с основными правилами.
• Является ли напечатанная подпись юридически обязательной? — напечатанные имена, намерение и доказательства.
• Закон ESIGN против UETA — сравнение федерального и государственного законодательства.
• Требования для юридически обязательной электронной подписи — контрольный список исполнимости.
• Держатся ли электронные подписи в суде? — аутентификация и доказательства.
• Какие документы нельзя подписывать электронно? — исключения и специальные случаи.
• Является ли нарисованная подпись юридически обязательной? — подписи на сенсорных экранах, мышах и стилусах.
• Является ли подпись на PDF юридически обязательной? — правила, специфичные для PDF, и практическое подписание.
• Юридические вопросы по электронной подписи — быстрые ответы на распространенные пограничные случаи.

Если вы готовы подписать подходящий PDF, откройте бесплатный подписчик PDFYay. Это 100% бесплатно, не требует регистрации и сохраняет файл в вашем браузере, так что документ никогда не загружается на PDFYay.