O que é uma Assinatura Eletrônica Simples? Significado de SES da UE, Validade e Quando Usá-la

Uma assinatura eletrônica simples é qualquer dado eletrônico usado por uma pessoa para assinar, como nomes digitados, imagens de assinatura coladas, caixas de seleção ou assinaturas desenhadas básicas. Sob o eIDAS da UE, pode ser legalmente válida, mas tem menos garantia de identidade e força de evidência do que assinaturas eletrônicas avançadas ou qualificadas.

O que é uma assinatura eletrônica simples sob o eIDAS?

Uma assinatura eletrônica simples sob o eIDAS é um dado eletrônico anexado ou logicamente associado a outros dados eletrônicos e usado pelo signatário para assinar. O Regulamento eIDAS (UE) nº 910/2014, Artigo 3, define “assinatura eletrônica” dessa forma, e a SES é o nível básico abaixo das assinaturas avançadas e qualificadas.

Em linguagem simples, a SES abrange as maneiras cotidianas que as pessoas assinam documentos digitais. Um nome digitado em um campo de assinatura conta. Assim como uma assinatura desenhada com o dedo em um PDF, ou uma imagem colada de uma assinatura manuscrita.

A palavra “simples” não significa falsa ou informal. Significa apenas que a assinatura não atende necessariamente aos requisitos mais rigorosos do eIDAS para uma assinatura eletrônica avançada ou uma assinatura eletrônica qualificada.

Exemplos comuns incluem:

• Um nome digitado no final de um contrato em PDF
• Uma assinatura desenhada colocada em um documento
• Uma imagem escaneada de uma assinatura manuscrita
• Uma caixa de seleção confirmando a aceitação
• Um botão de aprovação de clicar para assinar
• Um bloco de assinatura de e-mail mostrando intenção
• Iniciais adicionadas a um campo de formulário

Para uma visão mais ampla país a país, veja o guia pilar do PDFYay sobre leis de assinatura eletrônica ao redor do mundo.

Uma assinatura eletrônica simples é legalmente válida na UE?

Uma assinatura eletrônica simples é legalmente válida na UE quando demonstra intenção e não é bloqueada por uma formalidade legal específica. O Regulamento eIDAS 910/2014, Artigo 25(1), afirma que uma assinatura eletrônica não pode ser negada efeito legal ou admissibilidade como evidência apenas porque é eletrônica ou não qualificada.

Essa regra é importante. Um tribunal, autoridade ou empresa não pode rejeitar uma SES apenas porque não está escrita em tinta. As verdadeiras questões são se o signatário pretendia assinar, se o documento foi preservado e se há evidências suficientes para vincular a assinatura ao signatário.

A SES geralmente funciona bem para documentos comerciais rotineiros. Pense em reconhecimentos, aprovações internas, confirmações de serviço, formulários comerciais simples e acordos de baixo risco.

Alguns documentos ainda precisam de controles mais rigorosos ou formalidades de direito nacional. Transferências de imóveis, atos notariados, processos judiciais, formulários do setor público, instruções financeiras regulamentadas e contratos de alto valor transfronteiriços podem exigir uma assinatura eletrônica qualificada ou outro método prescrito.

A principal fonte legal é o Regulamento eIDAS (UE) nº 910/2014. O Artigo 25(2) dá a uma assinatura eletrônica qualificada o efeito legal equivalente a uma assinatura manuscrita. O Artigo 25(1) protege todas as assinaturas eletrônicas de serem rejeitadas apenas por serem eletrônicas.

SES vs AES vs QES: qual eu preciso?

SES vs AES vs QES depende do risco, evidência requerida e formalidade legal: use SES para documentos ordinários, AES para identidade e integridade mais fortes, e QES quando a lei ou risco de alto valor exige o nível de assinatura mais forte da UE. O eIDAS cria uma escada de garantia, não uma única regra que sirva para todos.

Uma assinatura eletrônica simples é a mais fácil de criar e muitas vezes é suficiente para transações do dia a dia. Uma assinatura eletrônica avançada deve atender ao Artigo 26 do eIDAS: deve estar unicamente vinculada ao signatário, capaz de identificar o signatário, criada usando dados de criação de assinatura sob o controle exclusivo do signatário e vinculada aos dados assinados para que alterações posteriores sejam detectáveis.

Uma assinatura eletrônica qualificada é uma assinatura eletrônica avançada criada por um dispositivo de criação de assinatura eletrônica qualificada e baseada em um certificado qualificado. Sob o Artigo 25(2) do eIDAS, a QES tem o efeito legal equivalente a uma assinatura manuscrita em toda a UE.

Nível de assinatura	Melhor para	Principal desvantagem
SES	Aprovações rotineiras, contratos simples, reconhecimentos	Menor garantia de identidade e integridade
AES	Contratos de maior risco, fluxos de trabalho sensíveis a auditoria	Mais configuração e controles de identidade
QES	Documentos regulamentados, do setor público ou de alto valor	Maior garantia, geralmente mais fricção

Escolha SES quando a relação for clara e o risco for baixo. Escolha AES quando precisar de melhor prova de quem assinou e se o arquivo foi alterado. Escolha QES quando um estatuto, autoridade pública, regra de aquisição ou política interna de risco exigir a categoria mais alta do eIDAS.

Para uma comparação dos conceitos de ESIGN dos EUA e eIDAS da UE, leia ESIGN vs eIDAS.

Como posso criar uma assinatura eletrônica simples em um PDF gratuitamente?

Você pode criar uma assinatura eletrônica simples em um PDF gratuitamente abrindo o PDFYay em /sign, adicionando uma assinatura digitada, desenhada ou carregada e baixando o PDF assinado. Em meus testes, o PDF permaneceu no navegador: nenhuma tela de conta apareceu, nenhuma barra de progresso de upload foi mostrada e nenhuma espera de servidor foi necessária.

Use o editor gratuito aqui: abrir o assinador de PDF do PDFYay.

1. Abra o assinador de PDF do PDFYay.
2. Clique em Escolher PDF e selecione um arquivo do seu dispositivo.
3. Aguarde a pré-visualização da página aparecer no navegador.
4. Clique em Assinatura na barra de ferramentas.
5. Escolha Digitar, Desenhar ou Carregar para sua assinatura.
6. Coloque a caixa de assinatura na página e redimensione-a com as alças de canto.
7. Clique em Baixar para salvar o PDF assinado.

Uma vez que você seleciona um PDF, a pré-visualização do documento aparece diretamente na página. Quando coloquei uma assinatura, a caixa permaneceu móvel até que eu a deixasse onde queria. A cópia baixada tinha a assinatura exatamente onde eu a coloquei.

O PDFYay funciona bem para assinaturas no estilo SES porque não há cadastro e o arquivo nunca é carregado. O documento é tratado localmente no seu navegador. Isso é uma grande vantagem para formulários com informações pessoais, detalhes de clientes ou rascunhos privados.

Que evidências ajudam uma assinatura eletrônica simples a se manter?

Uma assinatura eletrônica simples é mais forte quando o PDF assinado, a intenção do signatário, o contexto do documento e os registros circundantes mostram claramente quem assinou e o que aprovaram. A SES pode ser legalmente válida, mas a qualidade da evidência decide quão persuasiva ela é se alguém contestar a assinatura mais tarde.

Evidências úteis podem incluir:

• O PDF final assinado com a assinatura visível
• O nome digitado ou marca desenhada do signatário
• Mensagens de e-mail enviando ou aprovando o documento
• Uma linha de assinatura clara ou declaração de aceitação
• A versão do documento assinada por ambas as partes
• Datas mostradas perto da área de assinatura
• Registros comerciais mostrando o papel do signatário
• Desempenho, pagamento ou aceitação subsequentes

Um layout de assinatura limpo ajuda. Coloque a assinatura perto de frases como “Eu concordo”, “Aceito” ou “Assinado por”. Adicione o nome, título e data do signatário sempre que possível.

Uma assinatura eletrônica simples não prova identidade por si só. Se o negócio for importante, combine o PDF assinado com evidências comerciais normais: a troca de e-mails, fatura, ordem de compra, registro de integração ou histórico de conta.

Quando eu não devo usar uma assinatura eletrônica simples?

Uma assinatura eletrônica simples não deve ser sua escolha padrão para documentos que precisam de formalidade estatutária, prova de identidade forte, evidência de adulteração ou aceitação oficial transfronteiriça. A SES é conveniente, mas algumas situações exigem AES, QES, notariação, tinta molhada ou uma plataforma com controles de auditoria mais profundos.

Tenha cuidado com documentos envolvendo:

• Transferências de imóveis ou registros de terras
• Testamentos, trusts ou documentos de sucessão
• Documentos judiciais ou instrumentos notariados
• Aquisições públicas ou registros oficiais da UE
• Autorizações financeiras de alto valor
• Avisos de emprego ou do consumidor regulamentados
• Documentos regidos por formalidades nacionais rigorosas

A regra básica da UE vem do eIDAS, mas a lei dos estados membros ainda pode afetar tipos específicos de documentos. Uma assinatura pode ser eletronicamente válida em princípio, enquanto o documento em si exige uma forma especial.

O mesmo acontece fora da UE. O Reino Unido e o Canadá têm suas próprias regras de assinatura eletrônica, exclusões e práticas setoriais. O PDFYay tem guias separadas sobre legalidade de assinaturas eletrônicas no Reino Unido e legalidade de assinaturas eletrônicas no Canadá.

Como uma assinatura eletrônica simples se relaciona com a Carteira de Identidade Digital da UE?

Uma assinatura eletrônica simples é separada da Carteira de Identidade Digital da UE, porque a SES é um nível de garantia de assinatura enquanto a carteira é uma estrutura de identidade sob o sistema eIDAS atualizado. A carteira é destinada a apoiar identidade digital, atributos e serviços de confiança em toda a UE.

A estrutura atualizada da UE é frequentemente chamada de eIDAS 2.0. O Regulamento (UE) 2024/1183 altera o eIDAS e introduz conceitos de Carteira de Identidade Digital Europeia para pessoas e empresas.

Um fluxo baseado em carteira poderia facilitar verificações de identidade no futuro, especialmente para assinaturas de maior garantia. Mas a SES ainda descreverá a categoria básica de assinatura eletrônica, a menos que a assinatura atenda aos requisitos avançados ou qualificados.

Para mais detalhes sobre o lançamento da carteira e como isso pode afetar os fluxos de trabalho de assinatura, veja o guia do PDFYay sobre eIDAS 2 e a Carteira de Identidade Digital da UE.

Qual é a resposta prática mais simples para assinaturas de PDF do dia a dia?

A resposta prática mais simples é que uma assinatura eletrônica simples geralmente é suficiente para assinaturas de PDF de baixo risco quando a intenção do signatário é clara e nenhuma lei especial exige AES, QES ou outra forma. Para formulários rápidos, aprovações e reconhecimentos ordinários, a SES é frequentemente a escolha mais rápida e viável.

O PDFYay se encaixa nesse caso de uso porque é 100% gratuito, não precisa de cadastro e mantém o PDF no seu navegador. Abra /sign, escolha o PDF, adicione a assinatura e baixe o arquivo finalizado.

Para documentos de maior risco, decida antes de assinar se a garantia de identidade, evidência de adulteração ou reconhecimento estatutário importam mais do que a velocidade. A SES é válida em muitos contextos da UE. AES e QES existem porque algumas assinaturas precisam de provas mais fortes.